Deze zaken moeten in jouw algemene voorwaarden terugkomen

Juridisch werk is maatwerk, dat is 1 van de dingen die ik al-tijd roep wanneer het gaat over het opstellen van juridische documenten. Wanneer je als (startende) ondernemer algemene voorwaarden nodig hebt, is het verleidelijk deze over te nemen van voorbeelden die jij op internet vindt. Naast dat je dan een inbreuk kunt maken op iemands auteursrecht (en je een veel hoger bedrag kwijt kunt zijn dan dat je je documenten in 1 keer op maat voor jouw onderneming op laat stellen), is het ook om andere redenen onverstandig.

Om welke redenen is het nog meer onverstandig om documenten over te nemen?

Geen enkele onderneming is hetzelfde. Iedereen kan zich er natuurlijk wel een voorstelling van maken dat voor een fotograaf heel andere bepalingen van belang zijn dan voor een virtual assistant. En als websitebouwer heb je uiteraard met andere zaken te maken dan als zorgverlener.

Wat echter vaak wordt vergeten, is dat ondernemers in dezelfde branche ook een andere werkwijze hanteren en daardoor met andere risico’s te maken hebben. Zo geeft de ene fotograaf bijvoorbeeld workshops en levert fotoalbums en maakt een ander alleen maar reportages.

Samengevat is er niet zoiets te maken als een standaard pakket van algemene voorwaarden. Toch zijn er wel een paar onderwerpen die voor iedere ondernemer belangrijk zijn om terug te laten komen in de algemene voorwaarden. Welke onderwerpen dat zijn, vertel ik jou in dit artikel.

Welke onderwerpen moet iedere ondernemer in haar algemene voorwaarden laten terugkomen?

Hieronder lees je welke onderwerpen iedere ondernemer sowieso in haar algemene voorwaarden moet laten terugkomen.

Definities

Je begint je algemene voorwaarden altijd met een rijtje definities. Vaak zie ik dat deze worden vergeten en dat er direct wordt gesproken met termen als opdrachtgever en opdrachtnemer (of variaties daarop). Het is voor de lezer dan niet duidelijk wie hiermee worden bedoeld. Daarnaast kun je de verplichte bedrijfsgegevens opnemen, waaronder het KvK-nummer van jouw onderneming.

Toepasselijkheid

Vervolgens ga je in op de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden moet je altijd op de juiste wijze en het juiste moment beschikbaar stellen aan je opdrachtgever. Daarnaast neem je hierin op of de voorwaarden bijvoorbeeld ook van toepassing zijn op door jou ingeschakelde derden en wat je wilt regelen omtrent de algemene voorwaarden van jouw wederpartij.

Offertes

Ik hoor nog zo nu en dan dat ondernemers zonder offertes werken, maar een mondeling aanbod doen. Ik raad je altijd aan wel met offertes te werken, hier je voorwaarden bij toe te voegen en te laten ondertekenen. In de bepaling omtrent offertes neem je onder andere op hoe lang deze geldig is. Daarnaast neem je in de algemene voorwaarden ook de bepalingen op over kennelijke vergissingen en vervolgopdrachten.

Tarieven en betalingen

Betalingen zijn altijd een heikel punt bij overeenkomsten. Om wanbetalers te voorkomen, is het verstandig om in deze bepaling onder andere op te nemen welke kosten in jouw offerte zijn opgenomen en welke kosten tot meerwerk kunnen leiden. Denk hierbij ook aan reiskosten.

Daarnaast neem je omtrent betalingen het volgende op:

•      Een duidelijkebetalingstermijn;
•      Bepalingen over een eventuele aanbetaling;
•      De mogelijkheid tot betalen in termijnen;
•      Pakket- of uurtarieven;
•      Abonnementen en strippenkaarten;
•      Het recht tot tariefverhoging en, wanneer er toch niet tijdig wordt betaald, welke gevolgen dat voor de wederpartij oplevert.

Informatieverstrekking

Jij kunt in de meeste gevallen jouw deel van de overeenkomst alleen goed nakomen wanneer je over de juiste informatie beschikt. In dit artikel neem je dan ook op dat jouw wederpartij verantwoordelijk is voor het aanleveren van de juiste informatie op het juiste tijdstip en de gevolgen van nalating.

Uitvoering van de overeenkomst

Bij overeenkomsten kennen we een inspanningsverplichting tegenover een resultaatsverplichting. In dit artikel neem je dan ook duidelijk op wat jouw wederpartij redelijkerwijs van jou kan verwachten en waar een goede uitvoering van afhankelijk is.

Wijziging van de overeenkomst

Na acceptatie van de offerte, kan het voorkomen dat de wensen van jouw opdrachtgever worden aangepast en de overeenkomst daardoor gewijzigd moet worden. Het kan ook voorkomen dat jouw opdrachtgever toch niet meer met je aan de slag wilt, eerder met een traject wil stoppen of dat jij zelf onverhoopt verhinderd bent. In dit artikel neem je alle bepalingen omtrent wijziging en annuleringsvoorwaarden op, waarbij ook ontbinding en overmacht een rol speelt.

Aansprakelijkheid

Dit is voor veel ondernemers 1 van de belangrijkste artikelen in de algemene voorwaarden. Je kunt aansprakelijkheid niet geheel uitsluiten in jouw algemene voorwaarden, maar wel zoveel mogelijk proberen te beperken. Hoewel voor iedere branche en onderneming andere aansprakelijkheidsgronden en risico’s van toepassing zijn, kan iedere ondernemer als uitgangspunt nemen dat deze alleen aansprakelijk is bij opzet of grove schuld. Vergeet in dit artikel ook geen bepaling over bedragen bij aansprakelijkheid op te nemen, waarbij een eventuele verzekering ook een rol speelt.

Intellectueel eigendom / Auteursrecht

Als maker van jouw werk heb jij, onder bepaalde voorwaarden, auteursrecht op jouw werk. Dat houdt in dat anderen jouw werk niet zonder jouw expliciete toestemming openbaar mogen maken of mogen kopiëren. In dit artikel neem je bepalingen op over waarvoor, in welke mate en onder welke voorwaarden jouw werk gebruikt mag worden. Daarnaast neem je in dit artikel ook op wat de gevolgen zullen zijn als de wederpartij een inbreuk op jouw rechten maakt. Dit artikel dient vooral bij creatieve ondernemers, zoals fotografen, tekstschrijvers en webdesigners, behoorlijk uitgebreid ingericht te worden.

Bijzondere bepalingen

Hier komen in principe alle bepalingen te staan die wel van belang zijn voor jouw onderneming, maar niet onder de andere kopjes vallen. Denk bijvoorbeeld aan dat jouw website en daardoor online diensten niet altijd beschikbaar zijn, geheimhouding, bepalingen omtrent online cursussen en workshops (annulering, beeld-en/of geluidsopnames, deelnemers die met elkaar kunnen communiceren en wangedrag tijdens een workshop). Denk hierbij ook aan eventuele bepalingen omtrent de looptijd en opzegtermijn van abonnementen, strippenkaarten en cadeaubonnen.

Levering

In dit artikel ga je verder in op jouw leveringsvoorwaarden. Je kunt hierin bijvoorbeeld benoemen dat jouw leveringstijd een schatting is, je leveringsgebied in geval van een webshop, de verantwoordelijkheid voor fouten in de verzendinformatie en vertraging in de levering.

Herroepingsrecht

Wanneer jij naast diensten ook producten levert, speelt het herroepingsrecht een grote rol. Dit is de bedenktijd die jouw klanten hebben om een product terug te mogen sturen. Je dient hier verschillende bepalingen over op te nemen.

Een aantal van die bepalingen zijn:

•      Hoe lang de wederpartij een herroepingsrecht heeft;
•      Hoe de wederpartij van het herroepingsrecht gebruik kan maken;
•      Voor wie de kosten van een retourzending zijn;
•      Wanneer een product niet meer kan worden teruggenomen;
•      Welke producten zijn uitgezonderd van het herroepingsrecht (bijvoorbeeld op maat gemaakte producten en bederfelijke producten).

Klachten

Iedere ondernemer dient ook een klachtenregeling op te nemen in zijn voorwaarden. Wanneer jij producten levert kun je in dit artikel ook bepalingen omtrent garantie opnemen. Denk aan termijnenen de manier waarop een klacht ingediend kan worden. Denk in het geval van een webshop ook aan overige wettelijke bepalingen.

Geschilbeslechting

Je eindigt je algemene voorwaarden met wat slotbepalingen, waaronder welk recht van toepassing is, hoe wordt omgegaan met eventuele geschilbeslechting en verjaring.

Let op!

Dit zijn algemene bepalingen die in iedere algemene voorwaarden terug zullen komen. Deze zullen echter volledig moeten worden uitgewerkt naar jouw branche en jouw specifieke, individuele onderneming. Daarnaast zijn voor verschillende branches aanvullende bepalingen van toepassing die hier niet zijn opgenomen. Wil jij er zeker van zijn dat jouw algemene voorwaarden compleet zijn? Laat deze dan altijd even controleren door een jurist.