Het is alweer bijna maart. Dat betekent buikpijn of kop in ’t zand voor een heleboel ondernemers. De aangifte Inkomstenbelasting staat namelijk weer voor de deur! Je accountant of boekhouder zit waarschijnlijk al te zeuren om je spullen en het is nog een chaos op je bureau. Gelukkig leven we in het digitale tijdperk. Daardoor is het echt niet nodig om tig mappen aan te schaffen en te vullen met alle papieren om vervolgens kilo’s aan papierwerk te gaan verslepen. En met de 3 tips die ik jou nu ga geven, ben jij goed voorbereid op de aangifte IB.

Tip 1: Sla al je administratieve bestanden geordend digitaal op

Dan kun je ze via bijvoorbeeld WeTransfer hopla in één keer naar je boekhouder sturen. Aangezien je alle zakelijke administratie minimaal (!) zeven jaar moet bewaren, scheelt dat jou ook heel veel ruimte. Het is uiteraard wel van belang dat je regelmatig een back-up maakt.

Bonustip bij deze, zet een app op je telefoon die foto’s direct als PDF-bestand opslaat. Krijg je een bonnetje? Maak er een foto van met een app, sla het op en klaar! Dat is veel gemakkelijker dan weer naar dat irritante, langzame scanapparaat wat je nooit bijdehand hebt. De moderne
boekhoudprogramma’s beschikken zelf over zo’n soort app.

Tip 2: Verzamel belangrijke overzichten van jou en je eventuele partner

Dat zijn:

• Financiële jaaropgaven van je bank(en);
• Jaaropgaven werkgever(s);
• Bewijzen van dividenduitkering (dit geldt alleen als je aandelen hebt waarover je dividend krijgt uitgekeerd);
• WOZ-waarde van je woning;
• Hypotheekoverzicht;
• Scholingskosten buiten je onderneming en/of werkgever om;
• Ziektekosten die niet door de verzekering zijn vergoed;
• Alimentatieregelingen;
• De begin- en eindbalans van jouw bedrijf;
• Resultatenrekening van je bedrijf;
• Aantal zakelijke kilometers en aantal gewerkte uren;
• Aangiftes Omzetbelasting;
• En eventueel je voorlopige aanslag Inkomstenbelasting.

Denk je nu: ‘Balans? Resultatenrekening? Hoe kom ik daaraan, waar vind ik dat?’

Dan is het tijd om een boekhouder in te schakelen en een boekhoudprogramma te gebruiken. Als jij je boekhouding bijhoudt in een ondernemersvriendelijk programma zoals Jortt of Moneybird, kun je hier heel makkelijk de balansen en resultatenrekening uithalen. Heb je dit allemaal niet? Dan hoef je gelukkig nog niet in paniek te raken. Raap je moed samen met je hele boekhoudkundige hebben en houwen bij elkaar en ga ermee naar een fijne boekhouder. Bespreek daarmee wat hij/zij voor jou kan doen, wanneer dat klaar is en wat het kost, maak duidelijke afspraken en laat je niet afschrikken door allerlei vaktechnisch geneuzel.

En dan last but not least…

Tip 3: Houd het hele jaar je gewerkte uren en je gemaakte kilometers goed bij

Dit kan je serieus veel geld schelen. Voor het doen van de aangifte heb je de hele registratie er achter niet nodig. Zorg er in ieder geval voor dat de totalen duidelijk op 1 pagina staan. Heb je dit nou niet bijgehouden? Foei toch! Nee hoor, je bent echt niet de enige. Wat ik zelf altijd doe (ja echt), ik schrijf
al mijn afspraken in mijn agenda. In januari ga ik er lekker voor zitten en bereken aan de hand van die agenda mijn kilometers in 1 keer over het hele jaar. Slecht voorbeeld he? Toch werkt het voor mij. Doe vooral wat voor jou werkt, wil ik maar zeggen.

Houd je uren netjes bij

Mijn uren houd ik wel redelijk netjes bij, het is vrijwel onmogelijk om dit achteraf te doen. Bovendien wil de Belastingdienst hier nog wel eens op controleren en dan is het echt wel fijn als je een en ander netjes kan onderbouwen. Ik gebruik hier zelf nu het programma Nanda voor, maar een lijstje in Excel voldoet ook prima. Het is niet voor niks dat boekhouders en accountants altijd zo irritant zitten te hameren op die uren. Het kan je echt heel veel geld besparen! Alleen als je minimaal 1225 uur in het jaar aan je onderneming hebt gewerkt, heb je recht op zelfstandigenaftrek. Deze kan in de eerste jaren van je onderneming oplopen tot € 9403,- wat jou een gemiddeld voordeel oplevert van bijna € 3500,-, daar kun je zomaar lekker van op vakantie!

Hup hup!

Dus nu, hup hup, kop uit het zand en gewoon even doen. En ga daarna eens met je boekhouder/accountant/financieel adviseur om de tafel zitten. Zorg dat je volgend jaar goed voorbereid bent. Dat is alleen maar fijn voor jezelf. Jij zit nu immers met de stress, is het niet? En dan nog een bonustip voor het komende jaar: zet een percentage van je omzet apart, want dan weet je volgend jaar zeker dat je jouw inkomstenbelasting zo kunt betalen. Succes!